مقدمه :

در سازمانها یکی از مهمترین دغدغه مدیران و کارکنان انجام وظایف و مسئولیتها توسط کارکنان میباشد و یکی از چالشهای سازمانی تعریف شرح وظایف کارکنان بوده ، بگونه ای که کارمند حیطه وظایف و مسئولیت هایی که می باید انجام بدهد را بخوبی بداند .

عدم تعیین شرح وظایف و مسئولیت های سازمانی موجب بسیاری از معظلات و اتلاف های سازمانی از قبیل ، تضادها و تعارضات ، استرس ، بی انگیزگی ، تشدد عملکردها و غیره میباشد .

لذا در این مقاله سعی کرده ایم که کلیات شرح وظایف برخی پست ها و سمتهای سازمانی را تعیین نموده و به مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی سازمانها پیشنهاد نماییم . بدیهی است که موارد ذکر شده بسیار کلی بوده و مدیران محترم می باید با توجه به نوع سازمان  ، ساختار سازمانی و ماموریت سازمان متبوع خود اقدام به تصحیح نموده و در صورت نیاز برخی پارامترها تغییر داده و یا اضافه نمایند .

در هر صورت و با توجه به هر تغییر که صورت میگیرد ، توجه نمایید که برای کلیه فعالیتهای سازمان باید مسئولی را تعیین نمایید و یا بعبارت دیگر بهتر است که کلیه فعالیتهای مورد نیاز جهت تحقق ماموریت سازمان را لیست نمایید و آنها را یک به یک به سمت های شغلی سازمان واگذار نمایید ، بدینگونه اطمینان حاصل میگردد که تمامی فعالیت ها و وظایف سازمان به فرد و یا یکی از پست سازمانی واگذار شده و انجام میشود و میتوان کمیت و کیفیت آنرا مورد کنترل و ارزیابی قرار داد .

درذیل شرح وظایف برخی شغل ها و پست های سازمانی را ملاحظه نمایید :

 مديريت كنترل كيفيت

– اجراي عمليات كنترل كيفيت و حصول اطمينان از رعايت استاندارد هاي فني در كل شركت.

– انجام آزمونهاي كنترل كيفي در 3مرحله :وروديها ،حين ساخت،محصولات ساخته شده .

– انجام و نظارت بر امور كاليبراسيون در كل شركت .

– پيگيري تارفع كامل عدم تطابق ها در فرايند هاي توليد .

– دريافت پيشنهادات از پرسنل واحد و ارائه به واحد برنامه ريزي جهت بررسي اوليه .

– تهيه گزارش هاي لازم و ارسال به مديريت تضمين كيفيت .

– جمع آوري اطلاعات آماري ضايعات.

مدير عامل

1-تعيين سياستهاي كلان شركت در جهت رسيدن به اهداف و تامين امكانات و نياز منديهاي مورد لزوم درتحقق اهداف.

2-بكارگيري منابع و امكانات شركت درجهت استقرار سيستم مديريت كيفيت و معرفي يك نفر از مديران شركت بعنوان نماينده مديريت در امور مربوط به نظام تضمين كيفيت.

3-كنترل و نظارت مستمر بر سيستم كيفيت ازطريق برگزاري جلسات بازنگري مديريت.

4-گزارش گيري در مورد عملكرد سيستم كيفيت از مديريت تضمين كيفيت و ارائه راهنمائيهاي لازم در جهت بهبود مستمر سيستم كيفيت .

5-تصويب برنامه توليد هفتگي .

8- امكان سنجي قرارداد.

9-تصويب،انعقاد و اصلاح قرارداد فروش.

10-بررسي و تصويب فرم داده هايخريد.

11-تعيين تكليف كالاي نامنطبق.

12-تصويب نظامنامه كيفيت،روشهاي اجرايي،روشهاي كاري و روشهايآزمون.

13-تصويب به روز نمودن اسناد و مدارك كيفيتي و تهيه اصلاحي هاي مستندات و مدارك.

مديريت تضمين كيفيت

1-سازماندهي و تقويت نظام پيشگيري از بروز عدم تطابق در محصولات ،فرايند وسيستم كيفيت.

2-نظارت بر فرايند و سيستم ارتباطات كاركنان به منظور ممانعت از هر گونه دوباره كاري و يا عدم صحت اطلاعات منتقل شده.

3-تشكيل كميته هاي كاري در درون شركت به منظور تهيه و تدوين مستندات نظام كيفيت و حصول اطمينان از برپايي سيستم كيفيت شركت.

4-نظارت بر اجراي استاندارد هاي تضمين كيفيت در كل شركت بر اساس استاندارد ISO9002-E-1994  وحصول اطمينان از بكارگيري سيستم كيفيت توسط كاركنان.

5-حفظ و نگهداري سيستم كيفيت شركت.

6-گزارش دهي عملكرد سيستم كيفيت به مديريت عامل شركت به عنوان پايه اي براي بهبود سيستم كيفيت.

7-اجراي عمليات كنترل كيفيت و حصول اطمينان از رعايت استاندارد هاي فني در كل شركت.

8-نگهداري سوابق اسناد و مدارك كيفيتي.

9-تهيه گزارشات كنترل كيفيت.

10-تهيه دستور كار و تشكيل جلسه بازنگري مديريت و نظارت بر اجراي مصوبات جلسه.

11-پيگيري و نظارت بر اجراي پيشنهادات تصويب شده.

12-بررسي و نظارت برنحوءاجراي قراردادهادر واحد توليد.

13-تهيه و كنترل نظامنامه كيفيت.

14-كنترل روشهاي اجرايي ،روشهاي كاري وآزمونها.

15-نظارت بر بكار گيري صحيح اسناد و مدارك كيفيتي و همچنين تهيه اصلاحيه هاي مستندات و مدارك.

16-قرنطينه ،خارج نمودن اقلام ورودي از قرنطينه و صدور مجوز انبارش در تمام مراحل فرايند توليد.

17-انجام عمليات تست و بازرسي اقلام ورودي .

18-نظارت بر صحت استفاده از علائم شناسايي و رديابي.

19-تهيه ليست وسايل اندازه گيري ،بازرسي وآزمون ،وهمچنين كاليبراسيون آنها.

20-نصب،جمع آوري و تكميل كارتهاي وضعيت بازرسي و آزمون.

21-شناسايي ،كشف،جداسازي وگزارش به واحد هاي ذيربط.

22-جمع اوري و استخراج پيشنهادات رسيده از كاركنان و گزارش به واحد هاي ذيربط.

23-انجام و نظارت بر مميزي هاي داخلي و جمع آوري و استخراج اطلاعات اين مميزي ها و اعلام به مديريت عامل .

24-نظارت بر نحوء اجراي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه.

25-انجام آزمايشهاي غير ظاهري مربوط به اقلام ورودي،در جريان توليد و كالاي ساخته شده.

26-صدور اجازه تحويل محصول به مشتري از نظر كيفيتي.

27-تهيه ليست سوابق كيفيتي شركت ،مدت زمان نگهداري و محل نگهداري.

28-تعيين عوامل شغلي موثر بر كيفيت.

29-تطبيق مشخصات محموله وارده با داده هاي خريد.

30-انتخاب نمونه و انجام آزمونهاي ورودي.

31-نمونه برداري و انجام آزمونها و بازرسي هاي نظارتي در خط توليد و بر محصول در حين توليد.

32- انجام بازرسي هاي ظاهري محصول نهايي.

33-انجام ارزيابي هاي دوره اي انبار

34-انجام وظايف بند 3لغايت بند 11 مربوط به مديريت عامل در غياب ايشان.

مديريت اداري و مالي

1-انجام كليه فرايند هاي مرتبط با امور مالي قرار دادها

2-نظارت بر كنترل موجودي هاي انبار ها

3-انجام كليه مراحل و فرايند هاي مرتبط با تهيه صورتهاي مالي.

4-انجام كليه مراحل و فرايند هاي مرتبط با امور پرسنلي و اداري .

5- نياز سنجي آموزش و برگزاري د.ره هاي آموزشي

6- دريافت و ثبت پيشنهادات رسيده و ارجاع به مديران مربوطه

7-تشكيل كميته بررسي پيشنهادات

8- تهيه و نگهداري سوابق آموزشي ،دوره هاي آموزشي،صدور گواهينامه هاي مربوط به كاركنان

9-تعيين شرايط احراز شغلي كاركنان ،اجراي دوره هاي آموزشي لازم.

10-ارزيابي دوره هاي آموزشي برگزار شده و نظر خواهي از مديران

11-تهيه نمودارهاي آماري از اطلاعات مختلف.

مديريت فني

• انجام امور مرتبط با عمليات نگه داشتن دستگاهها و تجهيزات فني .
• سرويس و نگهداري دستگاهها و تجهيزات فني .
• انجام تعميرات اتفاقي دستگاهها و تجهيزات فني .
• ثبت موارد و نتايج تعميرات و سرويسهاي انجام يافته و نگهداري سوابق آنه .
• همكاري و مشاركت در امكان سنجي قرار داد .
• نظارت بر آماده بكار داشتن دستگاهها .

مديريت بازرگاني

• بررسي بازارها به منظور شناسايي نياز هاي بازار و مشتريان .
• بازنگري قراردادها .
• انعقاد هر گونه قرارداد فروش و خريد .
• ارزيابي پيمانكاران فرعي با كمك مديريت تضمين كيفيت .
• تامين قطعات و مواد مورد نياز شركت.
• انجام هر گونه فرايند هاي واردات و صادرات.
• برقراري ارتباط با ارگانهاي خارج سازمان به منظور تسهيل در روابط تجاري.
• انجام فرايند هاي مختلف مرتبط با فروش كالاي توليد شده.
• انجام بررسيهاي فني از نظر امكان سنجي با همكاري ساير مديران واحد ها .
• كنترل بررسي شكايات رسيده از جانب مشتريان و ثبت در فرمهاي مربوطه و پيگيري اقدامات بعدي .
• برقراري ارتباط با مشتريان شركت (نمايندگيهاي فروش)به منظور درك بهتر خواسته هاي ايشان و اعلان به مديريت عامل .
• در يافت مشخصات كالاي در خواستي از مشتري و ثبت ودرج آن در فرمهاي ويژه.
• تهيه و تكميل فرم برنامه توليد هفتگي.
• تهيه پيش نويس قرارداد هاي فروش با مشتريان.
• تكميل و ارسال كالا به خريداران.
• تهيه پيش نويس قرارداد هاي فروش با مشتريان .
• ارزيابي و انتخاب پيمانكاران فني و نگهداري سوابق آنها.
• انجام فرايند خريدهاي داخلي و خارجي.
• دريافت،ثبت و ارجاع شكايات به مشتريان به واحد هاي ذيربط .
• تهيه و توزيع فرم نظر خواهي از مشتريان و جمع آوري نتايج و دسته بندي آنها.

مديريت توليد

• دريافت مواد اوليه مصرفي در توليد ،از واحد كنترل كيفيت و پس از انجام آزمونهاي ورودي.
• كنترل موجودي انبار ها و اعلام به مدير عامل اداري.
• انبارش مواد ،قطعات ،محصولات وضايعات و كنترل انبارها.
• انجام امور توليد و نظارت بر اجراي برنامه هاي توليد مطابق برنامه هفتگي توليد.
• بسته بندي و علامتگذاري محصول ساخته شده.
• همكاري و مشاركت در اماكن سنجي قرارداد.
• در خواست مواد اوليه جهت استفاده در توليد از واحد بازرگاني در مقاطعي كه موجودي انبار به سطح ذخيره ايمني رسيده باشد.
• بررسي زمان لازم براي تامين مواد اوليه ،جهت تائيد فرم بازنگري قرارداد.
• نصب كارتهاي شناسايي كالا و مواد در انبار ها و كنترل بكار گيري آنها توسط كاركنان.
• تهيه و قرارداد كارتهاي مربوط به رد يابي (شناسنامه كالا) در هر كارتن بسته بندي سري.
• بازرسي مستمر محصولات توليد شده در هر مرحله به منظور حصول اطمينان از تطابق ويژگيهاي محصول با نياز مندي هاي خواسته شده.
• اجراي تصميمات اتخاذ شده در مورد محصول نامنطبق با توجه به نظر مديريت عامل و يا مسئول كنترل كيفيت .
• همكاري با مسئول كنترل كيفيت در انجام جابجايي در انبار ،انبارش و تامين شرايط محيطي لازم براي نگهداري اقلام در انبار.
• انجام ارزيابي هاي دوره اي انبار .
• جمع آوري اطلاعات آماري توليد و ضايعات.