مقدمه :
در سازمانها یکی از مهمترین دغدغه مدیران و کارکنان انجام وظایف و مسئولیتها توسط کارکنان میباشد و یکی از چالشهای سازمانی تعریف شرح وظایف کارکنان بوده ، بگونه ای که کارمند حیطه وظایف و مسئولیت هایی که می باید انجام بدهد را بخوبی بداند .
عدم تعیین شرح وظایف و مسئولیت های سازمانی موجب بسیاری از معظلات و اتلاف های سازمانی از قبیل ، تضادها و تعارضات ، استرس ، بی انگیزگی ، تشدد عملکردها و غیره میباشد .
لذا در این مقاله سعی کرده ایم که کلیات شرح وظایف برخی پست ها و سمتهای سازمانی را تعیین نموده و به مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی سازمانها پیشنهاد نماییم . بدیهی است که موارد ذکر شده بسیار کلی بوده و مدیران محترم می باید با توجه به نوع سازمان ، ساختار سازمانی و ماموریت سازمان متبوع خود اقدام به تصحیح نموده و در صورت نیاز برخی پارامترها تغییر داده و یا اضافه نمایند .
در هر صورت و با توجه به هر تغییر که صورت میگیرد ، توجه نمایید که برای کلیه فعالیتهای سازمان باید مسئولی را تعیین نمایید و یا بعبارت دیگر بهتر است که کلیه فعالیتهای مورد نیاز جهت تحقق ماموریت سازمان را لیست نمایید و آنها را یک به یک به سمت های شغلی سازمان واگذار نمایید ، بدینگونه اطمینان حاصل میگردد که تمامی فعالیت ها و وظایف سازمان به فرد و یا یکی از پست سازمانی واگذار شده و انجام میشود و میتوان کمیت و کیفیت آنرا مورد کنترل و ارزیابی قرار داد .
درذیل شرح وظایف برخی شغل ها و پست های سازمانی را ملاحظه نمایید :
مدیریت کنترل کیفیت
– اجرای عملیات کنترل کیفیت و حصول اطمینان از رعایت استاندارد های فنی در کل شرکت.
– انجام آزمونهای کنترل کیفی در 3مرحله :ورودیها ،حین ساخت،محصولات ساخته شده .
– انجام و نظارت بر امور کالیبراسیون در کل شرکت .
– پیگیری تارفع کامل عدم تطابق ها در فرایند های تولید .
– دریافت پیشنهادات از پرسنل واحد و ارائه به واحد برنامه ریزی جهت بررسی اولیه .
– تهیه گزارش های لازم و ارسال به مدیریت تضمین کیفیت .
– جمع آوری اطلاعات آماری ضایعات.
مدیر عامل
1-تعیین سیاستهای کلان شرکت در جهت رسیدن به اهداف و تامین امکانات و نیاز مندیهای مورد لزوم درتحقق اهداف.
2-بکارگیری منابع و امکانات شرکت درجهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت و معرفی یک نفر از مدیران شرکت بعنوان نماینده مدیریت در امور مربوط به نظام تضمین کیفیت.
3-کنترل و نظارت مستمر بر سیستم کیفیت ازطریق برگزاری جلسات بازنگری مدیریت.
4-گزارش گیری در مورد عملکرد سیستم کیفیت از مدیریت تضمین کیفیت و ارائه راهنمائیهای لازم در جهت بهبود مستمر سیستم کیفیت .
5-تصویب برنامه تولید هفتگی .
8- امکان سنجی قرارداد.
9-تصویب،انعقاد و اصلاح قرارداد فروش.
10-بررسی و تصویب فرم داده هایخرید.
11-تعیین تکلیف کالای نامنطبق.
12-تصویب نظامنامه کیفیت،روشهای اجرایی،روشهای کاری و روشهایآزمون.
13-تصویب به روز نمودن اسناد و مدارک کیفیتی و تهیه اصلاحی های مستندات و مدارک.
مدیریت تضمین کیفیت
1-سازماندهی و تقویت نظام پیشگیری از بروز عدم تطابق در محصولات ،فرایند وسیستم کیفیت.
2-نظارت بر فرایند و سیستم ارتباطات کارکنان به منظور ممانعت از هر گونه دوباره کاری و یا عدم صحت اطلاعات منتقل شده.
3-تشکیل کمیته های کاری در درون شرکت به منظور تهیه و تدوین مستندات نظام کیفیت و حصول اطمینان از برپایی سیستم کیفیت شرکت.
4-نظارت بر اجرای استاندارد های تضمین کیفیت در کل شرکت بر اساس استاندارد ISO9002-E-1994 وحصول اطمینان از بکارگیری سیستم کیفیت توسط کارکنان.
5-حفظ و نگهداری سیستم کیفیت شرکت.
6-گزارش دهی عملکرد سیستم کیفیت به مدیریت عامل شرکت به عنوان پایه ای برای بهبود سیستم کیفیت.
7-اجرای عملیات کنترل کیفیت و حصول اطمینان از رعایت استاندارد های فنی در کل شرکت.
8-نگهداری سوابق اسناد و مدارک کیفیتی.
9-تهیه گزارشات کنترل کیفیت.
10-تهیه دستور کار و تشکیل جلسه بازنگری مدیریت و نظارت بر اجرای مصوبات جلسه.
11-پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادات تصویب شده.
12-بررسی و نظارت برنحوءاجرای قراردادهادر واحد تولید.
13-تهیه و کنترل نظامنامه کیفیت.
14-کنترل روشهای اجرایی ،روشهای کاری وآزمونها.
15-نظارت بر بکار گیری صحیح اسناد و مدارک کیفیتی و همچنین تهیه اصلاحیه های مستندات و مدارک.
16-قرنطینه ،خارج نمودن اقلام ورودی از قرنطینه و صدور مجوز انبارش در تمام مراحل فرایند تولید.
17-انجام عملیات تست و بازرسی اقلام ورودی .
18-نظارت بر صحت استفاده از علائم شناسایی و ردیابی.
19-تهیه لیست وسایل اندازه گیری ،بازرسی وآزمون ،وهمچنین کالیبراسیون آنها.
20-نصب،جمع آوری و تکمیل کارتهای وضعیت بازرسی و آزمون.
21-شناسایی ،کشف،جداسازی وگزارش به واحد های ذیربط.
22-جمع اوری و استخراج پیشنهادات رسیده از کارکنان و گزارش به واحد های ذیربط.
23-انجام و نظارت بر ممیزی های داخلی و جمع آوری و استخراج اطلاعات این ممیزی ها و اعلام به مدیریت عامل .
24-نظارت بر نحوء اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
25-انجام آزمایشهای غیر ظاهری مربوط به اقلام ورودی،در جریان تولید و کالای ساخته شده.
26-صدور اجازه تحویل محصول به مشتری از نظر کیفیتی.
27-تهیه لیست سوابق کیفیتی شرکت ،مدت زمان نگهداری و محل نگهداری.
28-تعیین عوامل شغلی موثر بر کیفیت.
29-تطبیق مشخصات محموله وارده با داده های خرید.
30-انتخاب نمونه و انجام آزمونهای ورودی.
31-نمونه برداری و انجام آزمونها و بازرسی های نظارتی در خط تولید و بر محصول در حین تولید.
32- انجام بازرسی های ظاهری محصول نهایی.
33-انجام ارزیابی های دوره ای انبار
34-انجام وظایف بند 3لغایت بند 11 مربوط به مدیریت عامل در غیاب ایشان.
مدیریت اداری و مالی
1-انجام کلیه فرایند های مرتبط با امور مالی قرار دادها
2-نظارت بر کنترل موجودی های انبار ها
3-انجام کلیه مراحل و فرایند های مرتبط با تهیه صورتهای مالی.
4-انجام کلیه مراحل و فرایند های مرتبط با امور پرسنلی و اداری .
5- نیاز سنجی آموزش و برگزاری د.ره های آموزشی
6- دریافت و ثبت پیشنهادات رسیده و ارجاع به مدیران مربوطه
7-تشکیل کمیته بررسی پیشنهادات
8- تهیه و نگهداری سوابق آموزشی ،دوره های آموزشی،صدور گواهینامه های مربوط به کارکنان
9-تعیین شرایط احراز شغلی کارکنان ،اجرای دوره های آموزشی لازم.
10-ارزیابی دوره های آموزشی برگزار شده و نظر خواهی از مدیران
11-تهیه نمودارهای آماری از اطلاعات مختلف.
مدیریت فنی
- انجام امور مرتبط با عملیات نگه داشتن دستگاهها و تجهیزات فنی .
- سرویس و نگهداری دستگاهها و تجهیزات فنی .
- انجام تعمیرات اتفاقی دستگاهها و تجهیزات فنی .
- ثبت موارد و نتایج تعمیرات و سرویسهای انجام یافته و نگهداری سوابق آنه .
- همکاری و مشارکت در امکان سنجی قرار داد .
- نظارت بر آماده بکار داشتن دستگاهها .
مدیریت بازرگانی
- بررسی بازارها به منظور شناسایی نیاز های بازار و مشتریان .
- بازنگری قراردادها .
- انعقاد هر گونه قرارداد فروش و خرید .
- ارزیابی پیمانکاران فرعی با کمک مدیریت تضمین کیفیت .
- تامین قطعات و مواد مورد نیاز شرکت.
- انجام هر گونه فرایند های واردات و صادرات.
- برقراری ارتباط با ارگانهای خارج سازمان به منظور تسهیل در روابط تجاری.
- انجام فرایند های مختلف مرتبط با فروش کالای تولید شده.
- انجام بررسیهای فنی از نظر امکان سنجی با همکاری سایر مدیران واحد ها .
- کنترل بررسی شکایات رسیده از جانب مشتریان و ثبت در فرمهای مربوطه و پیگیری اقدامات بعدی .
- برقراری ارتباط با مشتریان شرکت (نمایندگیهای فروش)به منظور درک بهتر خواسته های ایشان و اعلان به مدیریت عامل .
- در یافت مشخصات کالای در خواستی از مشتری و ثبت ودرج آن در فرمهای ویژه.
- تهیه و تکمیل فرم برنامه تولید هفتگی.
- تهیه پیش نویس قرارداد های فروش با مشتریان.
- تکمیل و ارسال کالا به خریداران.
- تهیه پیش نویس قرارداد های فروش با مشتریان .
- ارزیابی و انتخاب پیمانکاران فنی و نگهداری سوابق آنها.
- انجام فرایند خریدهای داخلی و خارجی.
- دریافت،ثبت و ارجاع شکایات به مشتریان به واحد های ذیربط .
- تهیه و توزیع فرم نظر خواهی از مشتریان و جمع آوری نتایج و دسته بندی آنها.
مدیریت تولید
- دریافت مواد اولیه مصرفی در تولید ،از واحد کنترل کیفیت و پس از انجام آزمونهای ورودی.
- کنترل موجودی انبار ها و اعلام به مدیر عامل اداری.
- انبارش مواد ،قطعات ،محصولات وضایعات و کنترل انبارها.
- انجام امور تولید و نظارت بر اجرای برنامه های تولید مطابق برنامه هفتگی تولید.
- بسته بندی و علامتگذاری محصول ساخته شده.
- همکاری و مشارکت در اماکن سنجی قرارداد.
- در خواست مواد اولیه جهت استفاده در تولید از واحد بازرگانی در مقاطعی که موجودی انبار به سطح ذخیره ایمنی رسیده باشد.
- بررسی زمان لازم برای تامین مواد اولیه ،جهت تائید فرم بازنگری قرارداد.
- نصب کارتهای شناسایی کالا و مواد در انبار ها و کنترل بکار گیری آنها توسط کارکنان.
- تهیه و قرارداد کارتهای مربوط به رد یابی (شناسنامه کالا) در هر کارتن بسته بندی سری.
- بازرسی مستمر محصولات تولید شده در هر مرحله به منظور حصول اطمینان از تطابق ویژگیهای محصول با نیاز مندی های خواسته شده.
- اجرای تصمیمات اتخاذ شده در مورد محصول نامنطبق با توجه به نظر مدیریت عامل و یا مسئول کنترل کیفیت .
- همکاری با مسئول کنترل کیفیت در انجام جابجایی در انبار ،انبارش و تامین شرایط محیطی لازم برای نگهداری اقلام در انبار.
- انجام ارزیابی های دوره ای انبار .
- جمع آوری اطلاعات آماری تولید و ضایعات.